Moltissime aziende oggi tendono a dare in outsourcing i servizi di call center, sia per quanto riguarda l’assistenza tecnica che per quello che riguarda i servizi commerciali o informativi.
Innanzitutto è bene ricordare che esistono diverse ditte che propongono attività di gestione o implementazione di call center in franchising.
Questa soluzione, per quanto possa garantire introiti leggermente più bassi è senz’altro da prendere in considerazione soprattutto se non si ha la minima idea di cosa implichi a livello operativo la scelta di aprire un call center.
In ogni caso, occorre avere dimestichezza con gli strumenti del settore: il software, l’hardware, la telefonia e la strategia di marketing consecutiva al business plan adottato dovranno essere tutti congruenti e, di conseguenza, dovrà essere stanziato un budget che, per la sua entità, non configura un rischio d’impresa tra i più bassi.
Considerando i soli costi di avviamento infatti, l’investimento iniziale non è affatto da sottovalutare: si parte dalla sede, la cui metratura dovrà essere valutata sulla base delle previsioni di traffico. Per un call center di medie dimensioni parliamo di spazi di minimo 200 metri quadri.
Poi parliamo delle dotazioni di telefonia: ovviamente saranno necessarie possibilità di diverse linee in uscita e quindi saranno da prevedere soluzioni tecniche adeguate, da progettare insieme al fornitore dei servizi prescelto. A seguire occorre progettare il sistema dal punto di vista concettuale e prevedere tutte le spese inerenti l’hardware ed il software di supporto, essenziali per espletare le attività tipiche di un call center.
Qui il suggerimento è di rivolgersi a fornitori che abbiano già una buona esperienza in questo campo: soprattutto nel caso di un call center, tutto il sistema informativo non deve costituire una voce di spesa imprevedibile ma, soprattutto, deve essere abbastanza solido e totalmente affidabile per evitare interruzioni di servizio che, specialmente nel caso del call center, si traducono immancabilmente in consistenti perdite di denaro e di operatività.
Per quanto attiene il succitato business plan, occorre davvero la consulenza di professionisti del settore. Le attività di call center possono essere di molti tipi diversi, dall’assistenza tecnica al recupero crediti, dall’acquisizione ordini alla promozione commerciale e non tutte sono compatibili tra di loro. Occorre quindi qualcuno che ci sappia orientare nella direzione più indicata dipendentemente dalle condizioni del mercato.
Per concludere, ma assolutamente da non sottovalutare, la struttura commerciale, che dovrà procacciare i nuovi clienti. Anche qui, occorrono professionisti del settore e molta, molta lungimiranza, per garantire una continuità di entrate idonea all’attività ed al target previsto.
Aprire un call center quindi, pur essendo una buona idea commerciale con buone previsioni di marginalità e profitto, non deve essere considerata un’impresa da improvvisare senza esperienza e senza l’assistenza di persone che abbiano un conoscenza notevole del settore.